Comment configurer les réponses d’absence du bureau dans Outlook 2013/2016 et 2010

La réponse d’absence du bureau, également appelée réponse automatique, est une fonctionnalité très utile de Microsoft Outlook pour envoyer des réponses automatiques aux personnes qui vous ont envoyé des e-mails. Il est utile de tenir les expéditeurs informés de votre disponibilité. Cette fonctionnalité est présente dans Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2010 et même dans les anciennes versions de Microsoft Outlook. Elle est communément appelée réponse d’absence du bureau; cependant, il peut également être utilisé dans de nombreuses autres situations.

La fonction de réponse d’absence du bureau fonctionne uniquement avec les comptes Exchange. Si vous n’avez pas de compte d’échange, vous devrez définir des règles pour le faire pour vous, comme indiqué ci-dessous.

Configurer la réponse d’absence du bureau dans Outlook 2013, 2016 et 2010 avec des comptes Exchange

  1. Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Fichier, Infos.hors du bureau - 1
  2. Et puis sélectionnez Réponses automatiques (Absent du bureau).hors du bureau - 2Remarque: si l’option Réponses automatiques (absent du bureau) n’est pas disponible, vous n’utilisez pas de compte Exchange. Veuillez vous reporter à la section suivante pour en savoir plus sur la configuration des réponses automatiques dans les comptes sans échange.
  3. Cochez la case Envoyer des réponses automatiques. Si vous souhaitez définir l’heure de début et l’heure de fin pour les réponses automatiques, cochez la case Envoyer uniquement pendant cette période, puis définissez la date et l’heure de début et de fin.
  4. Dans l’onglet intitulé À l’intérieur de mon organisation, saisissez le message texte que vous souhaitez envoyer en tant que réponse si quelqu’un vous envoie un e-mail au sein de l’organisation.
  5. Dans l’onglet intitulé En dehors de mon organisation, cochez la case Répondre automatiquement aux personnes extérieures à mon organisation et sélectionnez l’une des options de bouton radio intitulée Mes contacts uniquement ou Toute personne en dehors de mon organisation.

La fonction de réponse automatique sera automatiquement désactivée après la date et l’heure spécifiées. Cependant, si vous souhaitez désactiver la réponse automatique avant cela, vous pouvez accéder à nouveau aux paramètres de réponse automatique et choisir le bouton radio Ne pas envoyer de réponse automatique.

Configurer la réponse d’absence du bureau dans Outlook 365 Online (basé sur le Web)

Si vous utilisez Outlook 365 sur le Web, suivez les étapes décrites ci-dessous pour définir la réponse d’absence du bureau

  1. Ouvrez Outlook dans votre navigateur Web et connectez-vous à votre compte.
  2. Cliquez sur le bouton de la roue dentée en haut de la page pour accéder aux paramètres.
  3. Cliquez sur Réponses automatiques, puis sur la case d’option Envoyer des réponses automatiques.
  4. Réglez la date et l’heure des réponses automatiques si nécessaire.
  5. Tapez votre message.
  6. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
  7. Configurer la réponse d’absence du bureau dans Outlook 2013, 2016 et 2010 avec tous les autres comptes

Si vous utilisez des comptes de messagerie sans échange, qui appartiennent à d’autres catégories où le type de compte serait généralement POP ou IMAP, par exemple, @ outlook.com, @ aol.com, @ live.com, etc. Vous pouvez simuler la fonctionnalité de réponses automatiques en combinant un modèle de courrier électronique Outlook avec des règles Outlook.

  1. Cliquez sur Accueil, puis sur Nouvel e-mail. Tapez le message que vous souhaitez envoyer en tant que réponse automatique.réponse d'absence du bureau - 1
  2. Cliquez sur Fichier -> Enregistrer sous; dans la liste déroulante Enregistrer en tant que type, choisissez Modèle Outlook.réponse d'absence du bureau - 2
  3. Tapez n’importe quel nom pour le modèle et cliquez sur Enregistrer.réponse d'absence du bureau - 3
  4. Maintenant que vous avez créé un modèle de réponse automatique, vous devez créer une règle pour répondre automatiquement aux nouveaux e-mails.
  5. Cliquez sur Règles, puis sur Gérer les règles et les alertes.réponse d'absence du bureau - 4
  6. Cliquez sur Nouvelle règle dans la boîte de dialogue Règles et alertes. Cliquez sur Appliquer les règles aux messages que je reçois sous Démarrer à partir d’une règle vide, puis sur Suivant, puis sur Suivant à nouveau.réponse d'absence du bureau - 5
  7. Cochez Répondre à l’aide d’un modèle spécifique sous Que voulez-vous faire des messages -> Cliquez sur un modèle spécifique,2016-02-10_021633
  8. Dans la zone Rechercher dans de la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, cliquez sur Modèles utilisateur dans le système de fichiers. Une boîte de dialogue standard de sélection de fichier apparaît. Pointez sur le modèle de réponse automatique que vous avez créé à la première étape. Cliquez sur Suivant, Suivant, Terminer et Appliquer.2016-02-10_022449

Remarque: Pour que cette méthode envoie des réponses automatiques, l’Assistant Règles a besoin qu’Outlook soit en cours d’exécution et il doit être configuré pour rechercher régulièrement les nouveaux messages. Par défaut, Outlook est configuré pour vérifier régulièrement les nouveaux messages.

Pour empêcher Outlook d’envoyer des réponses répétitives à vos expéditeurs de courrier électronique, l’Assistant Règles enverra une réponse par expéditeur au cours de chaque session. Une session démarre lorsque vous démarrez Outlook et se termine lorsque vous fermez l’application.

N’oubliez pas de désactiver la règle lorsqu’elle n’est plus nécessaire. Sinon, il continuera d’envoyer des réponses automatiques.

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